Con el compromiso de garantizar la transparencia y el acceso a la información, el H. Ayuntamiento de Colima, proporciona a través de este sitio Web las Actas de Cabildo Municipales, que serán de gran utilidad no solo para el desarrollo de las funciones del mismo Cabildo Municipal, sino que ofrecerá una valiosa fuente de información para los estudiantes y académicos, así como investigadores, historiadores y la población en general.

       El Archivo Histórico del Municipio de Colima conserva con todo cuidado las Actas de Cabildo del H. Ayuntamiento de Colima que constituyen en este momento un corpus de 289 libros en constante aumento. La más antigua de las actas es de 1611, varias son del siglo XVIII, y a partir de 1804 hasta nuestros días sin interrupción, con la salvedad de algunos años perdidos y fojas casi diluidas por causa del tiempo. En su mayoría, con mejor o peor caligrafía, son manuscritas; apenas, a partir de 1983, se usó la máquina de escribir, y fue desde 1989 cuando comenzaron a utilizarse computadoras.

Con relativa frecuencia, los presidentes municipales en función, regidores y funcionarios, académicos, estudiantes o vecinos solicitaban nuestro apoyo para localizar asuntos o temas de su interés. ¿Cuándo se dispuso dar nombre a una calle o un parque? ¿En qué ocasión, el H. Ayuntamiento cedió un terreno o vendió una propiedad municipal? ¿Qué disposiciones se han dictado entre ésta y aquella otra fecha sobre mercados?, etcétera.

No sólo era lenta la búsqueda de información sino tediosa, porque nos demorábamos en proporcionarla y no teníamos ni instrumentos de consulta apropiados ni personal suficiente para tales quehaceres.

Por este motivo, desde 1988, al tiempo que se microfilmaban las actas, se elaboró un formato donde se registraban los principales asuntos tratados en cada sesión; tiempo después, tan pronto como tuvimos computadoras, los formatos se vertieron en una base de datos. 1 Francisco Javier Zúñiga Cortés, “Rumbo a la automatización del Archivo Histórico del Municipio de Colima”, en: VII Congreso Nacional de Archivos. México, DF., Archivo General de la Nación, 1996, 47-49, donde se mencionan también las bases de datos Obras, que registran los permisos de construcción (1965-1989), y Alinea, con las solicitudes de alineamiento (1965-1987). Estos registros abarcaron de 1889 a 1900 y de 1943 a 1997, con ciertos vacíos, siendo el único instrumento confiable para localizar la información contenida en las actas, pero muy reducido en su horizonte y perspectiva.

Fue hasta 2010 cuando, bajo la responsabilidad del LAE. Francisco Javier Zúñiga Cortés, jefe del departamento de Archivo Digital en nuestra Institución, se comenzó a diseñar el proyecto que es ya una realidad.

Una primera etapa --a que ahora presentamos y ponemos a disposición de todos los interesados-- abarca las actas de 1959 a 2012.

Se ha logrado concluir gracias a los auspicios del H. Ayuntamiento de Colima, Apoyo al Desarrollo de Archivos y Bibliotecas de México A.C. (ADABI) que también en otras ocasiones nos ha dado la mano generosamente, Archivo de Letras, Artes, Ciencias y Tecnologías, AC (ALACYT) --asociación civil constituida por personal del Archivo y amigos de nuestra Institución--, y la propia Casa del Archivo, que incluyó el proyecto en su presupuesto para este año de 2012.

Mención especial y obligada tiene la Fundación del Archivo General de la Nación, AC., porque, con gran oportunidad, nos donó equipos de cómputo, un servidor y una unidad de respaldo en cinta, entre otras cosas.

Varios frentes simultáneos se abrieron para hacer realidad este esfuerzo: en primer lugar, se foliaron 168 tomos de actas correspondientes a los años 1959 a la fecha. Con el personal del área de Acervo Documental se siguió la siguiente mecánica: 1) foliado a lápiz de cada foja de cada libro, por un integrante del equipo; 2) Revisión por otro miembro del mismo equipo de trabajo; y 3) validación de folios por los encargados de restauración, quienes recibían los libros para desempastarlos.

Luego, en el Taller de Restauración, se quitaron las pastas de cada libro y se procedió a su limpieza y restauración.

En tercer lugar, se pasaron los tomos descuadernados al Área de Archivo Digital, donde cada hoja se digitalizó. Para las actas manuscritas, por las condiciones del papel, fue necesario hacer este proceso mediante cámara digital: 2,342 imágenes; para las actas mecanografiadas y en computadora, se utilizó un nuevo escáner de alta velocidad, adquirido gracias a recursos donados por ADABI. En total, se digitalizaron 35,000 imágenes, en números redondos.

Por fin, concluidas estas tareas, se devolvieron las actas al Taller de Restauración, donde se encuadernaron de nuevo los 168 tomos de manera uniforme con un único formato y color.

Al mismo tiempo, fue integrado un equipo para revisar y corregir las bases de datos ya existentes, además de ampliar la información y capturar los resultados. En coordinación con el Departamento de Acervo Documental: 1) se efectuó un análisis de la información contenida en las actas; 2) se determinaron campos de captura y criterios estandarizados para dicha actividad; 3) se modificaron y corrigieron los registros que estaban en MICROISIS; 4) se determinó capturar de nuevo cada uno de los registros, y 5) se capturaron los resúmenes de actas de los años 1960 a 1999.

En tercer lugar, Zona Zero, empresa colimense de gran experiencia en el ramo y que ha colaborado antes con Casa del Archivo en varios proyectos, tuvo bajo su cuidado la parte técnica: 1) planear y asesorar la digitalización masiva; 2) diseñar la arquitectura del sistema; 3) "software" apropiado para manejo y conversiones de datos; 4) puesta en marcha de nuestro servidor, y 5) la unidad de respaldo en cinta.

Así pues, gracias a un sistema innovador, una vez que estamos ante la pantalla de nuestra computadora y queremos proceder a la búsqueda de un dato, tendremos la oportunidad de hallarlo de manera ágil y rápida porque aparecerá remarcado, indicándonos al mismo tiempo su localización (libro, nº de acta, fecha, foja, etcétera) y con la posibilidad de acceder de manera inmediata a las imágenes del documento en cuestión.

Espero que este instrumento de trabajo y consulta sea útil para los colimenses y nuestras autoridades municipales; también deseamos que sirva de ejemplo y estímulo para otros ayuntamientos.

Colima, en la Casa del Archivo, 3 de agosto de 2012.

Dr. José Miguel Romero de Solís,
Director.